5 Wege zur Berichtserstellung: Pin, Pin-Liste, Aufgabenliste, Bericht, Gruppen

docu tools Service Team
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In docu tools gibt es mehrere Wege einen Bericht zu erstellen. Berichte sind der beste Weg, Ihre Daten zusammenzufassen und diese in flexiblen Varianten abgestimmt auf die jeweiligen Empfangsgruppen zu verteilen. Ob Sie Ihren Bericht aus der Berichtsmaske, der Pin-Detailansicht, der Pin-Liste, der Aufgabenliste oder aus der Gruppenansicht erstellen möchten, wir haben für Sie gesorgt.

Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, der letzte Schritt ist immer das Ausfüllen der Details für die Funktion Neuen Bericht erstellen. Darum sehen wir uns zuerst das 'Neuen Bericht erstellen'-Fenster genauer an, danach nehmen wir die einzelnen Möglichkeiten durch, dort hinzukommen.

HINWEIS Wenn Ihr Bericht zu viele Daten erhält, verlangsamt das die Erstellung erheblich, im schlimmsten Fall bis zum Abbruch. Insbesondere für Word-Vorlagen empfehlen wir daher, pro Bericht maximal 250 Pins aufzunehmen. Wenn Ihr aktueller Bericht mehr als 250 Pins verlangt, teilen Sie diese bitte auf mehrere Berichte auf.

Das Neuen Bericht erstellen Fenster

In diesem Fenster legen Sie den Titel fest, wählen die gewünschte Berichtsvorlage und definieren den Inhalt Ihres Berichts. Die verfügbaren Auswahlelemente können je nach gewählter Vorlage variieren, einige Auswahlelemente sind aber immer verfügbar. Schauen wir uns diese Elemente genauer an.

  1. Details: Hier geben Sie den Berichtstitel an und wählen die gewünschte Berichtsvorlage aus. Diese bestimmt das Layout Ihres Berichts. Der Berichtstitel wird genau wie hier angegeben in den Bericht übernommen.

  2. Medien: Hier geben Sie an, aus welchem Zeitraum Ihre Medien in den Bericht übernommen werden sollen. Die Sortierung richtet sich nach dem Erstellungszeitpunkt. Sie können also das älteste oder das neueste Foto zuerst anzeigen lassen. Wenn dieser Menüpunkt nicht bearbeitet werden kann, müssen Sie zuerst im Abschnitt Inhalt basiert auf die entsprechende Auswahl treffen. Danach können Sie die Einstellungen für die Medien vornehmen.

  3. Planausschnitt: Zoomlevel und Größe der Übersichtskarte: Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Planansichten innerhalb des Berichts. Mit Planausschnitt: Zoomlevel legen Sie fest, wie weit in den Plan rund um den Pin hineingezoomt wird. Die Größe der Übersichtskarte zeigt eine verkleinerte Version des Gesamtplans in der rechten unteren Ecke auf dem Planausschnitt.

  4. Inhalt basiert auf:: Hier legen Sie fest, ob der Bericht auf Pins oder auf Aufgaben basiert. Die Auswahlmöglichkeit ist erst aktiv, wenn zuvor eine Berichtsvorlage gewählt wurde. Wählen Sie aus, ob der Bericht auf Pins oder Aufgaben basieren soll und klicken Sie auf wählen. Zur Auswahl der Pins bzw. Aufgaben haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  • Wählen Sie bestimmte Pins bzw. Aufgaben indem Sie die Checkbox am Zeilenende anklicken und mit Ausgewählte Pins hinzufügen bzw. Ausgewählte Aufgaben hinzufügen bestätigen.
  • Wählen Sie ein Filterergebnis indem Sie im Bereich oberhalb der Liste Filter setzen und anschließend mit Filter verwenden bestätigen.
  • Fügen Sie alle Pins bzw. Aufgaben mit Klick auf Alle Pins hinzufügen.

Sobald Sie alle Einstellungen gewählt haben, klicken Sie auf Erstellen, um den Bericht zu generieren.

Die einzelnen Schritte in Kurzform:

  1. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel an.
  2. Wählen Sie die gewünschte Berichtsvorlage.
  3. Sofern nicht schon durch frühere Schritte vorgegeben: Wählen Sie aus, ob der Bericht auf Pins oder Aufgaben basieren soll und wählen Sie Ihre Pins bzw. Aufgaben aus.
  4. Geben Sie die Parameter für die Mediendarstellung an.
  5. Wählen Sie den Zoomlevel und die Größe der Übersichtskarte.
  6. Erstellen Sie Ihren Bericht.

Neuen Bericht erstellen

1 - Bericht aus der Berichtsansicht

In dieser Ansicht sind alle erstellten Berichte Ihres Projekts versammelt und geben Auskunft über Berichtstitel, die verwendete Vorlage, Ersteller, Erstellungszeitpunkt und Ablaufdatum. Hier können Sie Ihre Berichte per Knopfdruck ganz leicht herunterladen, teilen oder löschen.

Berichtsliste

So gehen Sie vor, um einen Bericht aus dieser Ansicht zu erstellen:

  1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie Berichte im linken Menü aus.
  2. Klicken Sie auf Neuer Bericht.
  3. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.

2 - Bericht aus der Pin-Detailansicht

Wenn Sie einen bestimmten Pin bearbeiten, können Sie rasch einen Bericht erstellen, indem Sie das "..." Menü verwenden. So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie einen Pin aus der Liste oder der Planansicht.
  2. Klicken Sie auf das "..." Menü in der linken oberen Ecke oberhalb der Pinnummer.
  3. Wählen Sie Zu Bericht hinzufügen.
  4. Es öffnet sich das Neuen Bericht erstellen-Fenster. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.

Pin zu Bericht hinzufügen

3 - Bericht aus der Pin-Listenansicht

Eine weitere Möglichkeit zum Bericht erstellen finden Sie in der Pin-Listenansicht:

  1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie Pinsim linken Menü aus.
  2. Markieren Sie die Pins, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten an, in dem Sie die Checkbox am Ende der Zeile anhaken. Wollen Sie alle Pins auf der Seite anwählen, haken Sie die Checkbox in der Überschriftenzeile an.
  3. Klicken Sie auf das Icon mit dem Stift rechts oberhalb der Liste (der Bearbeiten-Knopf).
  4. Wählen Sie Pins zu Bericht hinzufügen aus.
  5. Es öffnet sich das Neuen Bericht erstellen-Fenster. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.

Berichte in Pin-Liste

4 - Bericht aus der Aufgabenliste

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, spezielle Berichte mit präzisen Inforamtion für die Empfänger:innen zu erstellen. Sie können einen Bericht erstellen, der nur die individuellen Aufgaben in einem Pin für die betreffende Person zusammenfasst. Der Bericht wird nur die ausgewählten Aufgaben abbilden, nicht gewählte Aufgaben sind nicht sichtbar. Für einen Aufgabenbericht kann die selbe Vorlage verwendet werden wie für einen Pinbericht.

Beispiele:

  • Ein Subunternehmer soll einen Bericht mit allen ihm zugewiesenen Aufgaben erhalten. Die anderen Aufgaben in dem Pin, die anderen Personen zugewiesen sind, sollen nicht aufscheinen.
  • Ein Bericht mit allen offenen Aufgaben soll erstellt werden. Bereits abgeschlossene Aufgaben sollen nicht aufscheinen.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie Aufgaben im linken Menü aus.
  2. Markieren Sie die Aufgaben, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten an, in dem Sie die Checkbox am Ende der Zeile anhaken. Wollen Sie alle Aufgaben auf der Seite anwählen, haken Sie die Checkbox in der Überschriftenzeile an.
  3. Klicken Sie auf das Icon mit dem Stift rechts oberhalb der Liste.
  4. Wählen Sie Aufgaben zu Bericht hinzufügen aus.
  5. Es öffnet sich das Neuen Bericht erstellen-Fenster. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.

Berichte in Aufgabenliste

5 - Bericht aus Gruppen

Wenn Sie bereits Gruppen oder Filtergruppen erstellt haben, können Sie daraus auch Berichte generieren. Mehr Informtion zum Thema Gruppen finden Sie im Artikel Gruppen.

In der Gruppenansicht haben Sie 2 Möglichkeiten, einen Bericht zu erstellen:

Alternative 1 1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie Gruppen im linken Menü aus. 2. In der Liste der Gruppen klicken Sie auf "..." in der gewünschten Gruppe. 3. Wählen Sie Zu Bericht hinzufügen aus. 4. Es öffnet sich das Neuen Bericht erstellen-Fenster. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.

Alternative 2 1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie Gruppen im linken Menü aus. 2. Öffnen Sie die gewünschte Gruppe. 3. Klicken Sie auf das "..." Icon. 4. Wählen Sie Bericht aus Gruppe erstellen aus. 5. Es öffnet sich das Neuen Bericht erstellen-Fenster. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten.

Berichte in Gruppen

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