Aufgaben spielen eine maßgebliche Rolle bei der Verteilung und Organisation von Arbeiten sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen unterschiedlichen Projektpartnern. Dieser Leitfaden bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine effektive Aufgabenzuweisung.
Verstehen der Projektmitglieder und Rollen
Aufgaben können jedem Projektmitglied, Kontakt oder Team zugewiesen werden, das zum Projekt eingeladen wurde. Um mehr über Projektmitglieder zu erfahren, klicken Sie hier.
Wie man eine Aufgabe zuweist
- Erstellen Sie die Aufgabe anhand der Richtlinien, die im Artikel Aufgabe erstellen beschrieben sind.
- Rufen Sie die Aufgabendetails auf und klicken Sie auf den zugewiesenen Benutzer. Standardmäßig werden Aufgaben automatisch dem Ersteller zugewiesen.
- Im nächsten Schritt sehen Sie eine Liste aller aktiven und eingeladenen Projektmitglieder, Kontakte und Teams. Die Benutzer werden nach dem Datum ihrer Einladungen angezeigt. - Aufgaben einem Projektmitglied zuweisen: Wenn Sie eine Aufgabe einem Projektmitglied zuweisen, das über ein aktives kostenloses oder kostenpflichtiges docu tools Konto verfügt, erhält dieses eine Benachrichtigung über die Zuweisung. Sie können die Aufgabe einsehen und daran mitarbeiten. Der Zugewiesene hat die Möglichkeit, den Status der Aufgabe zu aktualisieren, sie als erledigt zu markieren oder abzulehnen. Alle Änderungen, die der Empfänger vornimmt, werden dem Ersteller der Aufgabe mitgeteilt. Die Beauftragten können auch Kommentare und Medienanhänge hinzufügen, um die ordnungsgemäße Dokumentation der Aufgabenerfüllung sicherzustellen.
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Aufgaben an Kontakte zuweisen: Kontakte sind keine aktiven Benutzer von docu tools und erhalten keine Aufgabenbenachrichtigungen. Diese Option dient zur Dokumentation, welches Unternehmen für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. Um Kontakte über Aufgaben zu informieren, empfehlen wir, einen Aufgabenbericht zu erstellen und ihnen diesen per E-Mail zuzusenden.
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Aufgaben an einem Team zuweisen: Die Teams ermöglichen eine noch bessere Kooperation und somit einfachere Prozesse auf der Baustelle. Sobald eine Aufgabe einem Team zugewiesen wird, werden alle Teammitglieder benachrichtigt, und sie können die Aufgabe ansehen und erledigen, indem sie sie als erledigt markieren. Damit können einzelne Teams besser miteinander bzw. zusammen arbeiten und haben volle Kontrolle über alle Pins und Aufgaben ihres Teams, z.B. im Fall von Urlaubsvertretungen oder Ausscheiden aus dem Projekt
Aufgaben schließen
Als Ersteller oder Administrator einer Aufgabe haben Sie das Recht, eine Aufgabe zu schließen, sobald sie als erledigt markiert wurde. In Fällen, in denen eine Aufgabe nicht zu Ihrer Zufriedenheit erledigt wurde, können Sie sie auch erneut öffnen. Um eine Aufgabe zu schließen oder wieder zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Status der Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Option.