Berichtsvorlagen erstellen

Berechtigung

Um Berichtsvorlagen zu erstellen, müssen Sie entweder Organisationsinhaber sein oder vom Organisationsinhaber die Berechtigung Projekte verwalten erhalten haben.

Berichtsvorlagen können ausschließlich in der Web-App von docu tools erstellt und verwaltet werden.

Wo finde ich die Berichtsvorlagen?

Sie finden die Berichtvorlagen, indem Sie in docu tools auf der schwarzen Leiste am oberen Bildschirmrand auf das Zahnrad klicken und Berichtsvorlagen auswählen.

Berichtsformate

Berichte und ihre Vorlagen können nur in den Formaten Word (.docx) oder Excel (.xlsx) erstellt werden. Wenn Sie eine Berichtsvorlage erstellen oder anpassen, verwenden Sie Ihre normalen Word- oder Excel-Anwenderkenntnisse. Jeder Text, den Sie in die Vorlage selbst eingeben, ist statisch und bleibt für jeden mit dieser Vorlage erstellten Bericht gleich. Sie können die Stile und Größen sowohl des statischen Textes als auch des Platzhaltertextes nach Belieben anpassen. Diese Einstellungen werden bei der Erstellung des Berichts berücksichtigt.

Platzhalter

Um Ihren zukünftigen Bericht mit Ihren docu tools Daten zu füllen, fügen Sie Platzhalter ein. Diese Platzhalter fungieren als Markierungen innerhalb Ihrer Vorlage und zeigen an, wo die Daten aus docu tools eingefügt werden sollen. Sie können z.B. einen Platzhalter wie {{Projektname}} in der Vorlage erstellen, der beim Erstellen des Berichts dynamisch mit dem tatsächlichen Projektnamen in docu tools gefüllt wird. Es gibt unterschiedliche Listen von Platzhaltern für Excel und für Word, da einige nur in der einen oder der anderen Version verfügbar sind. Die Platzhalter sind aus programmiertechnischen Gründen ausschließlich auf Englisch zu verwenden.

Beispiel: Der Platzhalter {{Pin-category}} steht für den Pin-Kategorie: - {{Pin-category}} -> Kleiner Mangel

Sie können auch die Formatierung des Platzhalters festlegen, die im fertigen Bericht angezeigt werden soll.

Beispiel: {{Pin-category}} -> Kleiner Defekt

Es sind verschiedene Kategorien von Platzhaltern verfügbar:

1. Projektbasierte Platzhalter: - {{project-name}} - {{project-logo}}
2. Berichtsbasierte Platzhalter: - {{author}} - {{pagebreak}}
3. Pinbasierte Platzhalter: - {{Pin-number}} - {{Pin-title}}
4. Aufgabenbasierte Platzhalter: - {{task-title}} - {{task-status}}

Tipp: Bei der Verwendung von Aufgaben- und Pin-Platzhaltern gibt es eine Besonderheit. Da Pins und Aufgaben oft mehrfach in einem Bericht vorkommen, muss der Bereich, in dem diese Platzhalter erscheinen, definiert werden. Dieser eingeschränkte Bereich wird mit den Daten eines Pins oder einer Aufgabe gefüllt und so oft repliziert, wie die Pins und Aufgaben im Bericht vorkommen.

Der Abschnitt beginnt immer mit {{Pins}} oder {{Tasks}} und wird mit {{/Pins}} oder {{/Tasks}} abgeschlossen. Alle Elemente zwischen diesen beiden Platzhaltern werden je nach Anzahl der Pins oder Aufgaben wiederholt angezeigt.

Durch den effektiven Einsatz dieser Platzhalter können Sie dynamische und flexible Vorlagen erstellen, die die Daten aus Ihren Projekten, Berichten und Aufgaben genau darstellen.

Schritt 1: Berichtsvorlage herunterladen und anpassen

Um den Prozess zu vereinfachen, beginnen Sie am besten mit einer der von docu tools zur Verfügung gestellten Berichtsvorlagen. Diese sind sowohl in Word (.docx) als auch in Excel (.xlsx) verfügbar. Nach dem Herunterladen passen Sie die Vorlage nach Ihren Bedürfnissen an. Ändern Sie das Layout, fügen Sie Ihr Logo hinzu und passen Sie den Inhalt Ihren Anforderungen an.

Wenn Sie lieber mit einem leeren Blatt beginnen, empfehlen wir dennoch, eine unserer Vorlagen herunterzuladen und sie als Leitfaden und Referenz für die Erstellung Ihrer eigenen Vorlage zu verwenden.

Word-Vorlagen anpassen

Sie können die Titelseite mit Elementen wie Logos, Bildern und Grafiken bearbeiten. Verwenden Sie Platzhalter für Informationen, die Sie direkt aus docu tools beziehen möchten. Im Anschluss an die Titelseite können Sie statische Texte wie Projektbeschreibungen oder Kontaktangaben einfügen, die unverändert bleiben, solange keine Änderungen an der Vorlage vorgenommen werden. Diese können bei Bedarf durch Seitenumbrüche getrennt werden.

Für eine klare und gut strukturierte Präsentation sind Pin- und Aufgaben-Daten in Tabellen formatiert. Der Abschnitt beginnt immer mit {{Pins}} bzw. {{tasks}} und endet mit {{/Pins}} bzw. {{/tasks}}. Alle Elemente zwischen den beiden Platzhaltern werden je nach Anzahl der Pins bzw. Aufgaben wiederholt. Damit wird nicht nur ein besserer Überblick geschaffen, sondern fügt bei Bedarf auch Seitenumbrüche ein.

Tipp: Wenn Sie einen Seitenumbruch nach jedem Pin einfügen wollen, verwenden Sie den Platzhalter {{page break}}.

Der statische Text einer Berichtsvorlage wird wie angegeben dargestellt, während die Inhalte der Platzhalter dynamisch mit den Inhalten aus der App befüllt werden. Passen Sie sowohl statische Texte als auch Platzhalter-Texte in Stil und Größe Ihren Bedürfnissen an. Diese Einstellungen werden automatisch übernommen, wenn ein Bericht auf dieser Vorlage basierend erstellt wird.

Für mehr Informationen zu Platzhaltern lesen Sie bitte den Artikel Platzhalter.

Wie formatiere ich Kopf- und Fußzeile in einer Word-Berichtsvorlage richtig?

Die Kopf- und die Fußzeilen beinhalten in einem Bericht wichtige Informationen, die immer angezeigt werden, wie den Projekttitel, das Logo, das Datum des Berichts, Seitenzahlen, etc. Kopf- und Fußzeilen werden außer auf dem Deckblatt auf allen Seiten des Berichts angezeigt.

In unseren vorgefertigten Berichtsvorlagen sind Kopf- und Fußzeilen bereits integriert, beginnend auf Seite 2. Die Kopfzeilen beinhalten unter anderem die Platzhalter {{project-name}} und {{today}} sowie Ihr Firmenlogo. Für die Seitennummerierung verwenden wir die in Word beinhaltete Funktion. Zusätzlich enthält unsere "Schnelldruckvorlage" Firmendetails wie Name, Adresse und Webseite in der Fußzeile.

Um diese Details an Ihre Anforderungen anzupassen, doppelklicken Sie in die Kopf- oder Fußzeile. Sie können auch das Einfügen-Menü in Word verwenden, um Kopf- und Fußzeilen hinzufügen und zu bearbeiten.

Für Projektlogos haben wir einen speziellen Platzhalter eingearbeitet: {{project-logo}} Dieser Platzhalter kann anstatt Ihres herkömmlichen Logos verwendet werden und zeigt das Bild bzw. die Grafik an, die Sie in den Projekteinstellungen als Logo festgelegt haben.

Wir weisen allerdings darauf hin, dass das über den Platzhalter eingefügte Bild verzerrt oder übergroß dargestellt werden kann. Sollte das passieren, verzichten Sie bitte auf den Platzhalter und fügen das Bild direkt in die Vorlage ein. Dort können Sie Position und Größe eindeutig bestimmen und Ihre Kopfzeile sieht in jedem Bericht gut aus.

Excel-Vorlagen anpassen

Im Prinzip gilt für Excel-Vorlagen das gleiche wie für Word-Vorlagen, mit dem Unterschied, dass es eine eigene Liste der Platzhalter gibt.

In der Excel-Vorlage können Sie Formeln und Diagramme erstellen, die im finalen Bericht mit den Daten aus docu tools befüllt werden.

Schritt 2: Angepasste Vorlagen hochladen

Wenn Sie die Berichtsvorlage nach Ihren Wünschen und Anforderungen gestaltet haben, ist es an der Zeit, diese für die weitere Verwendung hochzuladen.

Bitte beachten Sie, dass nur die Formate .docx sowie .xlsx hochgeladen werden können.

So geht's:

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon in der Menü-Zeile.
2. Wählen Sie Berichtsvorlagen.
3. Die Liste aller verfügbarer Berichtsvorlagen wird angezeigt. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
4. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Vorlage.
5. Geben Sie die Sprache an, in der die Berichtsvorlage erstellt wurde.
6. Ziehen Sie die Vorlage in das Drag'n'Drop Fenster oder klicken Sie auf Datei auswählenund wählen Sie die Word- bzw. Excel-Datei aus.
7. Wenn Sie alle Angaben gemacht habe, klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 3: Berichtsvorlagen verwalten

Vorlagen allen oder bestimmten Projekten zuweisen

Möglicherweise haben Sie verschiedene Vorlagen für verschiedene Projekte. Um sicherzustellen, dass nur die entsprechende Vorlage für ein bestimmtes Projekt verwendet werden kann, sollte sie nur diesem Projekt zugewiesen werden. Allgemeine Vorlagen können für alle Projekte verfügbar gemacht werden.

Alle Projekte zuweisen: - Aktivieren Sie in der Spalte Allen Projekten zuweisen das Kontrollkästchen für die Berichtsvorlage, die Sie in allen Projekten verwenden möchten.

Einem oder mehreren bestimmten Projekten zuordnen: - Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Allen Projekten zuweisen nicht markiert ist. Wenn es markiert ist, deaktivieren Sie es. - Navigieren Sie zum Menü ... des Berichts. - Wählen Sie die Option Projekten zuordnen. - Wählen Sie die Projekte aus, für die Sie die Vorlage verwenden möchten. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnen.

Alternativ dazu,

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlagen zuweisen".
• Fügen Sie in der nächsten Ansicht jedem Projekt spezifische Berichte hinzu.

Berichtsvorlagen können für bestimmte Projekte auch über die Projekteinstellungen hinzugefügt oder entfernt werden. Weitere Informationen zu den Projekteinstellungen finden Sie im Artikel Projekteinstellungen.

Bearbeiten und Ersetzen einer Berichtsvorlage

1. Navigieren Sie in Ihrer Berichtsvorlagenansicht zum Menü ... des Berichts.
2. Wählen Sie die Option Bearbeiten.
3. Ziehen Sie die neue Datei per Drag & Drop in den entsprechenden Abschnitt oder wählen Sie sie aus der Dateibibliothek aus.
4. In dieser Ansicht können Sie auch den Titel des Berichts bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen und Herunterladen von Berichtsvorlagen

Wählen Sie entweder die Option Herunterladen oder Entfernen, je nach gewünschter Aktion.

Um ein umfassendes Verständnis dieser Funktion zu erlangen, können Sie auch den Teil unseres Live-Seminars besuchen, der sich mit Berichte und Vorlagen beschäftigt. Das Seminar enthält praktische Demonstrationen und Erklärungen und bietet eine visuelle Anleitung zur effektiven Nutzung dieses Tools. Besuchen Sie das Seminar unter dieser Link und verbessern Sie Ihre Kenntnisse im Umgang mit Berichtsvorlagen.