Die Lizenzverwaltung ist nur in der Web-App verfügbar. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon rechts oben in der schwarzen Leiste und wählen Sie Lizenzverwaltung. Die Lizenzverwaltung ist nur für Organisationsbesitzer:innen und Benutzer:innen mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar.
Organisationsbesitzer
Prinzipiell ist jede:r Anwender:in, der:die ein (Test-)Konto für docu tools erstellt, der:die Besitzer:in seiner:ihrer eigenen Organisation und kann über die Lizenzverwaltung andere Mitglieder in seine:ihre Organisation einladen, sofern für diese E-Mailadressen noch kein docu tools-Konto erstellt wurde.
Firmen bestimmen bei der Bestellung der docu tools Lizenzen eine:n Organisationsbesitzer:in, wessen Account von der docu tools GmbH alle Lizenzen zugeordnet werden. Diese:r Organisationsbesitzer:in ist dann für die Zuteilung dieser Lizenzen an die entsprechenden Mitarbeiter:innen zuständig.
Erste Anmeldung
Bei der Registrierung geben Sie den Firmennamen an. Das ist nun der Name Ihrer Organisation, der auch für Projektpartner:innen in docu tools sichtbar ist.
Außerdem geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse an. Auf diese E-Mailadresse erhalten Sie den Aktivierungslink für Ihr Account, stellen Sie also sicher, dass sich kein Tippfehler einschleicht und dass Sie Zugriff auf dieses E-Mailaccount haben. Sie können alle Daten nachträglich in den Benutzereinstellungen ändern, außer Tippfehler in der E-Mailadresse.
Unternehmen verwalten
Für eine nachträgliche Änderung Ihres Organisationsnamen klicken Sie in der Lizenzverwaltung auf das Icon ... und wählen Unternehmen verwalten aus. Im Feld Unternehmen können Sie Ihren eigenen Unternehmensnamen ändern und mit Speichern bestätigen.
Des weiteren können Sie eine Liste an Unternehmen anlegen, sollte Ihr Unternehmen beispielsweise über mehrere Standorte verfügen oder Sie eine Nutzerzuordnung nach Abteilungen vornehmen wollen. Geben Sie die anderen Unternehmensnamen oder Abteilungsnamen einzeln ein und speichern Sie sie. Über das Drop-down-Menü in der Spalte "Unternehmen" in der Lizenzübersicht können Sie dann den einzelnen Nutzern das jeweilige Unternehmen zuordnen. Das Unternehmen wird beim Zuweisen von Aufgaben angezeigt und erleichtert in großen Organisationen die Auswahl der zuständigen Person. Im Bericht kann das Unternehmen mit dem entsprechenden Platzhalter ebenfalls angezeigt werden.
Der Unternehmensname kann nur vom:von der Organisationsbesitzer:in geändert werden. Benutzer:innen können nur den eigenen Namen in den Benutzereinstellungen ändern.
Benutzer:innen in Ihre Organisation einladen
In Ihre Organisation wollen Sie all jene einladen, deren Lizenzen Sie verwalten. Für gewöhnlich sind das Mitarbeiter:innen aus Ihrem Unternehmen. Innerhalb von docu tools werden diese als "interne Benutzer:innen" bezeichnet. ACHTUNG: Sie laden damit Personen in Ihre Organisation ein, nicht aber in ein Projekt oder ein Team !
Klicken Sie auf Zu Lizenzverwaltung einladen. Geben Sie die E-Mailadresse ein. Klicken Sie auf Einladen. Der:die Eingeladene erhält nun ein E-Mail mit der Einladung, Ihrer Organisation beizutreten. Dazu klickt er:sie auf den Button bzw. Link im E-Mail und setzt sich ein Passwort. Er:sie ist nun Mitglied Ihrer Organisation. Organisationsmitglieder haben keinen Zugriff auf die Lizenzverwaltung, außer Sie erteilen ihnen die entsprechende Berechtigung. Sie können auch nur mit der entsprechenden Berechtigung eigene Projekte anlegen.
Erscheint die Meldung Die angegebene E-Mail-Adresse wurde bereits verwendet, hat der Empfänger mit dieser E-Mailadresse bereits ein docu tools-Konto erstellt. In diesem Fall reichen Sie bitte ein Service-Ticket ein und teilen uns die betreffende E-Mailadresse mit. Das Übernehmen eines bestehenden Kontos ist zwar möglich, kann aber nur über das Backend erfolgen, das können Sie nicht selbst erledigen.
Lizenzen zuweisen
Sie können beliebig viele Nutzer:innen in Ihre Organisation einladen. Vollständig verwenden können diese docu tools aber nur, wenn Sie ihnen eine aktive Lizenz zuordnen. Wie viele Lizenzen in Ihrer Organisation noch verfügbar sind, sehen Sie oberhalb Ihrer Mitgliederliste. Wenn Sie eine verfügbare Lizenz haben, klicken Sie beim:bei der betreffenden Nutzer:in auf die ... und wählen Sie Lizenz zuweisen aus. Es erscheint nun ein orangener Haken in der Spalte "bezahlt". Diese:r Nutzer:in kann nun docu tools im Umfang Ihres Lizenzvertrages nutzen.
Wenn Sie keine weiteren Lizenzen verfügbar haben, können Sie einem:r Mitarbeiter:in die Lizenz entziehen oder nehmen Sie mit unserem Sales-Team Kontakt auf, um weitere Lizenzen zu kaufen.
Benutzer:innen ohne Lizenz können in Projekten nur mit der Rolle Subunternehmer oder Interner Betrachter eingeladen werden.
Berechtigungen "Lizenzverwaltung" bzw. "Projekte verwalten"
Soll der:die Nutzer:in die Berechtigung zur Verwaltung der Lizenzen in der Organisation erhalten, setzen Sie in der Spalte Lizenzverwaltung den entsprechenden Haken.
Soll der:die Nutzer:in die Berechtigung zur Verwaltung der Projekte in der Organisation erhalten, setzen Sie in der Spalte Projekte verwalten den entsprechenden Haken. Sobald der Haken gesetzt wurde, erscheint die Schaltfläche mit Ordnersymbol und Schloss. Wenn Sie darauf klicken, können Sie eingrenzen, welche Projekt-Ordner der:die Nutzer:in verwalten darf.
Organisationsinhaber haben immer beide Berechtigungen, diese können auch nicht entfernt werden.
Lizenz entziehen
Klicken Sie auf die ... in der Zeile des:der betreffenden Mitarbeiters:in. Klicken Sie auf Lizenz entziehen. In der Spalte "bezahlt" erscheint statt dem Haken ein –, die Zahl Ihrer verfügbaren Lizenzen in der Übersicht erhöht sich entsprechend. Die freigewordenen Lizenzen können Sie nun anderen Personen in Ihrer Organisation zuteilen.
Benutzer:in inaktiv stellen
Mitarbeiter:innen, die nicht mehr mit docu tools arbeiten können sollen (z.B. weil er:sie das Unternehmen verlassen hat), können Sie auf inaktiv stellen. Dazu klicken Sie die ... in der betreffenden Zeile und dann auf Benutzer deaktivieren. Der Status in dieser Zeile ändert sich auf inaktiv. Mit den gleichen Schritten können Sie eine:n Benutzer:in bei Bedarf auch wieder aktivieren.
Ein inaktive:r Benutzer:in bekommt dann beim nächsten Login eine Fehlermeldung und kann sich nicht mehr einloggen. Somit ist der Zugriff auf Ihre Daten geschützt.
Die Daten, die diese:r Benutzer:in erstellt hat, bleiben erhalten und ihm:ihr zugeordnet.
Folgendes ist aber zu beachten: Noch nicht synchronisierte Daten vom Mobilgerät des:der Benutzer:in können auch nicht mehr synchronisiert werden und lösen eine Fehlermeldung am Endgerät aus. In dem Fall können Sie den:die Benutzer:in nochmals aktivieren und nach der erfolgten Synchronisation wieder deaktivieren. Offene Aufgaben, die dem:der Benutzer:in zugewiesen sind, bleiben dieser Person zugewiesen. Über die Massenbearbeitung der Aufgaben können Sie diese jemand anderes zuweisen.
Wenn der Organisationsbesitzer die Firma verlässt
Um den:die Organisationsbesitzer:in zu ändern, füllen Sie bitte das Formular aus und senden Sie es an sales@docu-tools.com. Die Änderung wird dann von unserem Team so rasch als möglich während unser Geschäftszeit durchgeführt.