Was ist der Unterschied zwischen "Nutzer in Organisation einladen" und "Nutzer in Projekt einladen"?

Benutzer:innen in docu tools können Sie auf zwei Arten einbeziehen: entweder in Ihre eigene Organisation oder in ein bestimmtes Projekt.

Benutzer:innen in die Organisation einladen - Lizenzverwaltung

In docu tools erhält jedes Unternehmen seinen eigenen Bereich, der als "Organisation" bezeichnet wird. Eine neue Organisation (Firmenname) wird mit jedem neuen docu tools-Konto erstellt. "Organisationsinhaber:in" ist die Person, die sich zuerst in einer Organisation registriert.

Als Organisationsinhaber:in können Sie Personen einladen, dieser Organisation beizutreten. Typischerweise sind Organisationsmitglieder Kolleg:innen aus der eigenen Firma. Die eingeladenen Benutzer:innen werden Teil der Organisation und können Lizenzen erhalten. Außerdem können Organisationsinhaber:innen die Berechtigung zur Lizenzverwaltung und zur Projektverwaltung an die Organisationsmitglieder erteilen. Je nachdem können diese dann andere Benutzer:innen bzw. Projekte innerhalb der Organisation verwalten. Sie sind jedoch noch nicht Teil eines bestimmten Projekts und erhalten keine Benachrichtigungen in Bezug auf Pins und Aufgaben.

Diese Benutzer:innen werden als "interne Benutzer:innen" bezeichnet. Sie sind in der Ansicht Lizenzmanagement sichtbar.

Benutzer:innen zu einem Projekt einladen - Projekte verwalten

Bei den auf der "Projektebene" eingeladenen Benutzer:innen kann es sich sowohl um interne als auch um externe Benutzer:innen handeln. "Externe Benutzer:innen" sind docu tools-Benutzer:innen, die sich nicht in Ihrer Organisation befinden, sondern in ihrer eigenen Organisation, z.B. Partnerfirmen und Subunternehmer. Projektmitglieder fügen Sie hinzu, indem Sie im Projekt in der Mitgliederansicht auf Mitglied einladen klicken. Interne Benutzer:innen laden Sie ein, indem Sie in das Feld mit dem Kuvert klicken. Aus dem Drop down-Menü können Sie die Personen aus der Mitgliederliste auswählen.

Um externe Benutzer:innen einzuladen, tragen Sie in dem gleichen Feld die E-Mailadressen der einzuladenden Personen ein. Ist für diese E-Mailadresse ein bestehendes docu tools-Konto vorhanden, erhält die Person eine Benachrichtigung, dass sie in ein neues Projekt eingeladen wurde. Gibt es für die angegebene Mailadresse noch kein Konto, wird eine Einladung zur Anmeldung zu docu tools verschickt.

Alle eingeladenen Benutzer:innen sind in der Liste der Projektmitglieder sichtbar.

Jedes Projektmitglied erhält eine projektspezifische Rolle. Die Projektrolle ist auf dieses einzelne Projekt beschränkt. Mehr Informationen dazu in Rollen.