Benutzer:innen in docu tools können Sie auf zwei Arten einbeziehen: entweder in Ihre eigene Organisation oder in ein bestimmtes Projekt.
Benutzer:innen in die Organisation einladen - Lizenzverwaltung
In docu tools erhält jedes Unternehmen seinen eigenen Bereich, der als "Organisation" bezeichnet wird. Eine neue Organisation (Firmenname) wird mit jedem neuen docu tools-Konto erstellt. "Organisationsinhaber:in" ist die Person, die sich zuerst in einer Organisation registriert.
Als Organisationsinhaber:in können Sie Personen einladen, dieser Organisation beizutreten. Typischerweise sind Organisationsmitglieder Kolleg:innen aus der eigenen Firma. Die eingeladenen Benutzer:innen werden Teil der Organisation und können Lizenzen erhalten. Außerdem können Organisationsinhaber:innen die Berechtigung zur Lizenzverwaltung und zur Projektverwaltung an die Organisationsmitglieder erteilen. Je nachdem können diese dann andere Benutzer:innen bzw. Projekte innerhalb der Organisation verwalten. Sie sind jedoch noch nicht Teil eines bestimmten Projekts und erhalten keine Benachrichtigungen in Bezug auf Pins und Aufgaben.
Diese Benutzer:innen werden als "interne Benutzer:innen" bezeichnet. Sie sind in der Ansicht Lizenzmanagement sichtbar.
Wenn Sie die Meldung erhalten "Die angegebene E-Mail-Adresse wurde bereits verwendet" hat der:die Nutzer:in mit dieser E-Mailadresse bereits ein Konto erstellt. Sollten Sie das bereits bestehende (Test-)Account in Ihre Organisation übernehmen wollen, erledigt dies gern unser Service Team für Sie. Reichen Sie dazu bitte ein Service Ticket ein und teilen Sie uns mit, auf welche E-Mail-Adresse das betreffende Account registriert ist.
Benutzer:innen zu einem Projekt einladen - Projekte verwalten
Bei den auf der "Projektebene" eingeladenen Benutzer:innen kann es sich sowohl um interne als auch um externe Benutzer:innen handeln. "Externe Benutzer:innen" sind docu tools-Benutzer:innen, die sich nicht in Ihrer Organisation befinden, sondern in ihrer eigenen Organisation, z.B. Partnerfirmen und Subunternehmer. Projektmitglieder fügen Sie hinzu, indem Sie im Projekt in der Mitgliederansicht auf Mitglied einladen klicken. Interne Benutzer:innen laden Sie ein, indem Sie in das Feld mit dem Kuvert klicken. Aus dem Drop down-Menü können Sie die Personen aus der Mitgliederliste auswählen.
Um externe Benutzer:innen einzuladen, tragen Sie in dem gleichen Feld die E-Mailadressen der einzuladenden Personen ein. Ist für diese E-Mailadresse ein bestehendes docu tools-Konto vorhanden, erhält die Person eine Benachrichtigung, dass sie in ein neues Projekt eingeladen wurde. Gibt es für die angegebene Mailadresse noch kein Konto, wird eine Einladung zur Anmeldung zu docu tools verschickt.
Alle eingeladenen Benutzer:innen sind in der Liste der Projektmitglieder sichtbar.
Jedes Projektmitglied erhält eine projektspezifische Rolle. Die Projektrolle ist auf dieses einzelne Projekt beschränkt. Mehr Informationen dazu in Rollen.
Versichern Sie sich, dass Sie die Person wirklich nur in das Projekt einladen wollen. Damit wird für die Person eine eigene Organisation erstellt. Wenn es sich um eine Person handelt, die auch in Ihrer Organisations sein sollte, laden Sie sie bitte zuerst über die Lizenzverwaltung in Ihre Organisation ein.
Sollte eine Person irrtümlich nur in das Projekt eingeladen worden sein, muss diese von unserem Service Team in die richtige Organisation verschoben werden. Reichen Sie dazu bitte ein Service Ticket ein und teilen Sie uns mit, auf welche E-Mail-Adresse das betreffende Account registriert ist.