Benutzer:in mit erweiterten Berechtigungen innerhalb eines Projekts. Administrator:innen können neue Mitglieder einladen, Rollen verwalten und projektbezogene Einstellungen anpassen.

Bei der ersten Anmeldung oder Einladung zu docu tools erhalten Sie einen Aktivierungslink, um ein Konto zu erstellen. Sollte dieser nicht ankommen, überprüfen Sie bitte den Spamordner. Wenn Sie versuchen, sich zu einem späteren Zeitpunkt mit einer bereits verwendeten E-Mailadresse wieder anzumelden, erhalten Sie keinen Aktivierungscode. In diesem Fall setzen Sie Ihr Passwort zurück und loggen sich dann wie gewohnt ein.

Eine Aufgabe wird immer in einem Pin angelegt, sie kann nicht alleine stehen. Eine Aufgabe können Sie erstellen und einem Benutzer/Kontakt/Team zuweisen, die für die Erledigung dieser Aufgabe zuständig sind. Diese können in der Aufgabe ihren Arbeitsfortschritt dokumentieren und nach Erledigung entsprechend kennzeichnen. Ist die Aufgabe zur Zufriedenheit aller erledigt, kann diese geschlossen werden.

"Assistent" ist eine Projektrolle, die eine aktive kostenpflichtige Lizenz benötigt.

Benachrichtigungen informieren die Benutzer:innen über Neuigkeiten in den Projekten, Pins und Aufgaben. Diese können per E-Mail empfangen werden oder werden beim Login in docu tools angezeigt.

Ein:e Benutzer:in ist eine Person mit einem docu tools Konto.

In einem Bericht werden alle gewünschten Informationen in einem teilbaren Format (Word, Excel, PDF) zusammengefasst.

In der Berichtsvorlage wird mit Platzhaltern festgelegt, welche Informationen aus einem Projekt in einen Bericht übernommen werden sollen. Die Information wird tagesaktuell aus docu tools bezogen.

Mit der Funktion "Deaktivieren" blenden Sie irrelevante Inhalte aus, die im Projekt nicht mehr wichtig sind (z.B. weil veraltet), nicht mehr benötigt werden oder die vielleicht versehentlich erstellt wurden.

Ein:e externe:r Benutzer:in ist eine Person mit docu tools Account außerhalb der eigenen Organisation, z.B. einer Partnerfirma oder eines Subunternehmens.

"Externer Betrachter" ist eine Projektrolle, die eine aktive kostenpflichtige Lizenz benötigt.

Ein:e interne:r Benutzer:in ist eine Person mit docu tools-Konto innerhalb der eigenen Organisation (typischerweise das eigene Unternehmen).

"Interner Betrachter" ist eine Projektrolle, für die eine aktive kostenfreie Lizenz ausreichend ist.

Aktuell unterstützter Kameratyp für die 360°-Kamera-Funktion in docu tools.

Ein Kontakt ist eine Person, die kein docu tools Konto besitzt, aber in einem Projekt beteiligt ist.

Jede:r Benutzer:in von docu tools eröffnet ein Konto mit der bevorzugten E-Mailadresse. Auf dieses Konto kann die Lizenz zugewiesen werden und mit diesem Konto können die Nutzer:innen zu Projekten hinzugefügt werden.

Nutzungsrechte für docu tools. Sie werden innerhalb einer Organisation verwaltet und bestimmen, wie viele Benutzer:innen docu tools aktiv verwenden können und welche Funktionen verfügbar sind.

In der Lizenzverwaltung können die Lizenzen an die Benutzer:innen innerhalb einer Organisation zugeteilt werden. Die Berechtigung zur Lizenzverwaltung hat einerseits der:die Organisationsinhaber:in und andererseits jede:r Benutzer:in, der:die vom Organisationsinhaber:in die entsprechende Berechtigung erhalten hat.

In docu tools kann bis auf die Ausnahmen "Leere Ordner" und "Kontakte" nichts gelöscht werden. Damit erstellen wir eine unanfechtbare Aufzeichnung der auf der Baustelle durchgeführten Arbeiten, die Subjektivität durch Fakten ersetzt. Mit docu tools halten Sie den optimalen Leistungsnachweis in ihren Händen.

"Mitglied" bezeichnet Teilnehmende an einem Projekt oder in einem Team und müssen über die jeweilige Einladungsfunktion eingeladen werden.

Mobile App bezeichnet die docu tools App am Smartphone. Die Mobile App ist sowohl für Apple als auch Android-Geräte verfügbar.

Hier finden Sie die Benachrichtigungen und stellen die Häufigkeit von E-Mailbenachrichtigungen ein.

Auf mobilen Geräten ist offline Arbeiten möglich, wenn die betreffenden Projekte zuvor auf den Endgerät heruntergeladen wurden.

Projekt, dessen Daten lokal auf dem Gerät gespeichert sind und ohne Internetverbindung bearbeitet werden können.

Ordner helfen bei der Organisation Ihrer Daten.

Der übergeordnete Arbeitsbereich in docu tools, in dem Projekte, Mitglieder, Rollen und Lizenzen verwaltet werden. Eine Organisation repräsentiert meist ein Unternehmen oder eine Abteilung.

Organisationsinhaber:innen sind oft - aber nicht immer - die ersten eines Unternehmens, die sich in docu tools angemeldet haben und in deren Organisation die anderen Benutzer:innen aus dem eigenen Unternehmen zugeordnet werden. Organisationsinhaber:innen haben Zugriff auf die Lizenzverwaltung, können andere in ihre Organisation einladen und Lizenzen und Berechtigungen zuordnen.

Um Zugriff auf Ihr docu tools Konto zu bekommen, müssen Sie ein Passwort setzen. Dieses benötigen Sie auch, wenn Sie die Mobile App oder Tablet App verwenden.

Sicherheitsregeln für das Erstellen eines Passworts in docu tools. Ein Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen enthalten.

Der Pin ist das Herzstück von docu tools. Darin sammeln Sie alle relevanten Daten zum dokumentierten Objekt – sei es ein Mangel, ein Baufortschritt oder ein Bestandsobjekt.

Mit dem Pin kennzeichnen Sie die Stelle auf dem Plan, an dem sich das Objekt befindet. Die Pin-Farbe hilft Ihnen bei der Kategorisierung. Mit Fotos dokumentieren Sie die reale Ansicht. Über Pin-Regler können Sie rasch Definitionen hinzufügen. Datasets helfen dabei, ausführlichere Hintergrundinformationen einfach anzuhängen. Anfallende Aufgaben fassen Sie hier zusammen und weisen sie dem ausführenden Partner zu. Dieser kann seine Arbeiten in der Aufgabe dokumentieren und Ihnen zur Abnahme zurückschicken.

Vorgang, bei dem ein neues docu tools-Konto erstellt wird. Dies kann über die Website, über eine Einladung in eine Organisation oder über eine Einladung in ein Projekt erfolgen.

Online-Formular unter https://app.docu-tools.com/register, über das neue Benutzer:innen ihre persönlichen Daten angeben, um ein docu tools-Konto zu erstellen.

Die Rolle definiert, was ein Mitglied in einem Projekt machen darf. Für die Rollen Administrator, Assistent und Externer Betrachter sind aktive docu tools-Lizenzen nötig. Die Rollen Interner Betrachter und Subunternehmer können an Benutzer:innen ohne aktive Lizenz ergeben werden.

"Subunternehmer" ist eine Projektrolle, für die eine aktive kostenfreie Lizenz ausreichend ist. Diese Rolle wird meist an Unternehmen verteilt, die ausschließlich zugeteilte Aufgaben abarbeiten und ihren Fortschritt dokumentieren sollen.

Die Datensynchronation gleicht die Daten zwischen den unterschiedlichen Endgeräten ab und macht neue Daten für alle Beteiligten verfügbar. Probleme können entstehen, wenn der Zeitraum zwischen Synchronisationen zu lange ist.

Tablet App bezeichnet die App am Tablet.

Ein Team in docu tools ist eine Gruppe von Teammitgliedern, die bestimmte Aufgaben erledigen sollen, wo es aber egal ist, welches Teammitglied die Aufgabe konkret erledigt, z.B. alle Mitarbeiter einer Installateurfirma oder alle Maler vor Ort. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder die gleiche Projektrolle haben, sonst kommt es zu Fehlermeldungen.

Kostenlose, zeitlich auf 14 Tage begrenzte Version von docu tools, die neuen Benutzer:innen ermöglicht, das System unverbindlich kennenzulernen und zu testen, bevor eine kostenpflichtige Lizenz abgeschlossen wird.

Grafische Hervorhebung oder Einzeichnung auf einem Foto, meist mit dem Apple Pencil auf iOS-Geräten.

Web App bezeichnet docu tools in der Verwendung im Browser, z.B. in Chrome oder Firefox.

Erweiterung in docu tools zur Aufnahme, Anzeige und Verwaltung von 360°-Fotos für eine vollständige Dokumentation vor Ort.

Sphärische Aufnahme, die einen gesamten Raum oder Bereich in einer Rundumansicht zeigt.

Anzeigeansicht für 360°-Fotos in docu tools, in der Nutzer:innen das Bild drehen, zoomen und im Vollbildmodus betrachten können.